हाउसिंग सोसायटीचे रेकॉर्ड सदस्यांना पाहता येतात का? जाणून घ्या माहिती मिळवण्याचा अधिकार

सहकारी गृहनिर्माण संस्थेचा कारभार पारदर्शक असावा, अशी अपेक्षा प्रत्येक सदस्याची असते. सोसायटीमध्ये देखभालीसाठी किती पैसा जमा झाला, कोणत्या कामासाठी किती खर्च झाला, समितीने कोणते निर्णय घेतले, सभेत कोणते ठराव मंजूर झाले किंवा संस्थेच्या नोंदींमध्ये कोणती माहिती आहे, असे अनेक प्रश्न सदस्यांना पडत असतात.

मात्र प्रत्यक्षात अनेक सोसायट्यांमध्ये माहिती मागितल्यानंतर सदस्यांना “ही सोसायटीची अंतर्गत माहिती आहे”, “समितीची परवानगी लागेल” किंवा “सदस्यांना सर्व कागदपत्रे पाहता येत नाहीत” अशी उत्तरे दिली जातात. दुसरीकडे काही सदस्यही कोणतेही कागदपत्र कोणत्याही वेळी मागण्याचा अधिकार असल्याचे गृहीत धरतात.

प्रत्यक्ष कायदेशीर स्थिती यापेक्षा अधिक स्पष्ट आहे. सहकारी संस्थेतील सदस्यांना संस्थेच्या कारभाराशी संबंधित काही नोंदी आणि कागदपत्रे तपासण्याचे अधिकार कायदा, नियम आणि उपनियमांच्या चौकटीत मिळू शकतात. मात्र या अधिकाराचा वापर करण्यासाठी योग्य प्रक्रिया पाळणे आणि कोणती माहिती कोणत्या स्वरूपात उपलब्ध होऊ शकते, हे समजून घेणे आवश्यक आहे.

सोसायटीचे रेकॉर्ड का महत्त्वाचे आहेत?

सहकारी गृहनिर्माण संस्था ही सदस्यांच्या सामूहिक सहभागातून चालणारी संस्था आहे. संस्थेच्या नावाने आर्थिक व्यवहार होतात, देखभाल शुल्क जमा होते, विविध सेवा आणि दुरुस्तीच्या कामांवर खर्च केला जातो आणि व्यवस्थापन समितीच्या माध्यमातून अनेक प्रशासकीय निर्णय घेतले जातात.

या सर्व व्यवहारांची योग्य नोंद ठेवणे आवश्यक असते. आर्थिक नोंदी, सभेची कार्यवाही, ठराव, सदस्यत्वाशी संबंधित रेकॉर्ड आणि इतर संस्थात्मक कागदपत्रे यामुळे संस्थेच्या कारभाराचा मागोवा घेता येतो.

एखाद्या सदस्याला संस्थेच्या आर्थिक व्यवहाराबाबत किंवा एखाद्या निर्णयाबाबत शंका असल्यास अधिकृत नोंदी तपासण्याची संधी मिळणे पारदर्शक प्रशासनासाठी महत्त्वाचे ठरते. त्यामुळे रेकॉर्डची उपलब्धता ही केवळ कागदपत्रे पाहण्याची बाब नसून संस्थेतील विश्वासाशी संबंधित विषय आहे.

सदस्यांना कोणत्या प्रकारची माहिती पाहता येऊ शकते?

सदस्यांच्या तपासणीच्या अधिकाराची व्याप्ती संबंधित कायदा, नियम आणि संस्थेच्या उपनियमांवर अवलंबून असते. संस्थेची खातेवही, सभांच्या कार्यवाहीशी संबंधित नोंदी, ठराव, आर्थिक कागदपत्रे आणि इतर अधिकृत रेकॉर्ड यांचा त्यात समावेश होऊ शकतो.

विशेषतः संस्थेच्या आर्थिक व्यवहारांबाबत पारदर्शकता महत्त्वाची आहे. सोसायटीकडे सदस्यांकडून मोठ्या प्रमाणात देखभाल शुल्क जमा होत असल्याने त्या निधीचा वापर कसा केला जातो, याबाबत सदस्यांना योग्य माहिती असणे आवश्यक ठरते.

तसेच व्यवस्थापन समितीने एखादा महत्त्वाचा निर्णय घेतला असल्यास त्या निर्णयाची अधिकृत नोंद काय आहे, हे समजून घेण्यासाठी संबंधित ठराव किंवा बैठकीची नोंद तपासणे उपयुक्त ठरू शकते.

“सोसायटीची कागदपत्रे गोपनीय आहेत” हा दावा कितपत योग्य?

सोसायटीची प्रत्येक कागदपत्रे पूर्णपणे गोपनीय आहेत आणि सदस्यांना ती पाहता येत नाहीत, असा सर्वसाधारण नियम मानता येत नाही. सदस्यांचे संस्थेशी संबंधित कायदेशीर अधिकार लागू कायदे आणि उपनियमांनुसार ठरतात.

मात्र याचा अर्थ असा देखील नाही की सदस्याला कोणत्याही व्यक्तीची वैयक्तिक किंवा संवेदनशील माहिती कोणत्याही कारणाशिवाय मागण्याचा अमर्याद अधिकार मिळतो. संस्थेच्या रेकॉर्डची तपासणी करताना लागू नियम, माहितीचे स्वरूप आणि सदस्याचा संस्थेशी असलेला संबंध यांचा विचार करावा लागतो.

त्यामुळे “सर्व माहिती द्यावीच लागते” किंवा “काहीही दाखवता येत नाही” अशी दोन्ही टोकाची भूमिका योग्य नाही. कोणती माहिती सदस्याला मिळू शकते आणि कोणत्या प्रक्रियेत मिळू शकते, याचा निर्णय संबंधित कायदेशीर चौकटीत करणे आवश्यक आहे.

रेकॉर्ड पाहण्यासाठी अर्ज करावा लागतो का?

संस्थेच्या नोंदी पाहण्यासाठी किंवा माहिती मिळवण्यासाठी काही परिस्थितींमध्ये सदस्याला लेखी अर्ज करणे आवश्यक किंवा उपयुक्त ठरू शकते. लेखी अर्जामुळे सदस्याने कोणती माहिती मागितली आहे, याची स्पष्ट नोंद राहते.

अर्जामध्ये नेमकी कोणती कागदपत्रे किंवा कोणत्या कालावधीतील नोंदी पाहायच्या आहेत, हे स्पष्टपणे नमूद केल्यास गैरसमज टाळता येतात. उदाहरणार्थ, “सोसायटीची सर्व कागदपत्रे द्या” असे अस्पष्ट मागण्यापेक्षा “विशिष्ट आर्थिक वर्षातील संबंधित खात्याची नोंद तपासण्याची परवानगी द्यावी” अशी स्पष्ट मागणी अधिक उपयुक्त ठरू शकते.

सदस्याने अर्जाची प्रत, सोसायटीकडे सादर केल्याचा पुरावा आणि मिळालेले उत्तर यांची नोंद ठेवणेही भविष्यातील वादाच्या दृष्टीने महत्त्वाचे ठरू शकते.

व्यवस्थापन समितीची जबाबदारी काय?

व्यवस्थापन समितीवर संस्थेच्या रेकॉर्डची योग्य देखभाल करण्याची महत्त्वाची जबाबदारी असते. कागदपत्रे उपलब्ध नसणे, नोंदी अपूर्ण असणे किंवा सदस्यांच्या योग्य मागण्यांकडे सातत्याने दुर्लक्ष होणे यामुळे संस्थेच्या प्रशासनावर प्रश्न निर्माण होऊ शकतात.

सदस्याने कायदेशीर चौकटीत माहिती मागितल्यास समितीने त्याचा विचार नियमांनुसार करणे आवश्यक आहे. माहिती उपलब्ध करून देण्यास काही कायदेशीर मर्यादा असल्यास त्याचे कारण स्पष्ट करणे अधिक पारदर्शक पद्धत ठरते.

विशेषतः आर्थिक व्यवहार, ऑडिट, मोठी दुरुस्ती, ठेकेदारांची नियुक्ती किंवा संस्थेच्या महत्त्वाच्या निर्णयांशी संबंधित प्रश्न असल्यास रेकॉर्डची अचूकता आणि उपलब्धता अधिक महत्त्वाची ठरते.

ऑडिट रिपोर्ट आणि आर्थिक पारदर्शकता

सहकारी गृहनिर्माण संस्थेच्या आर्थिक व्यवस्थापनामध्ये लेखापरीक्षणाला विशेष महत्त्व आहे. संस्थेच्या आर्थिक व्यवहारांचे परीक्षण झाल्यानंतर त्यातील निरीक्षणे आणि संबंधित बाबी संस्थेच्या प्रशासनासाठी महत्त्वाच्या ठरतात.

सदस्यांना संस्थेच्या आर्थिक स्थितीबाबत प्रश्न असल्यास उपलब्ध कायदेशीर प्रक्रियेनुसार संबंधित आर्थिक नोंदी आणि लेखापरीक्षणाशी संबंधित माहिती समजून घेणे उपयुक्त ठरते.

यामुळे सोसायटीचा निधी कोणत्या कामांसाठी वापरला जातो, खर्चाची नोंद कशी ठेवली जाते आणि लेखापरीक्षणामध्ये काही त्रुटी किंवा निरीक्षणे आहेत का, याबाबत अधिक स्पष्ट चित्र मिळू शकते.

मोठ्या खर्चाच्या कामांमध्ये रेकॉर्ड का तपासावे?

इमारतीची दुरुस्ती, लिफ्टचे काम, वॉटरप्रूफिंग, पेंटिंग, सुरक्षा व्यवस्था किंवा इतर मोठ्या प्रकल्पांवर सोसायटीचा मोठा निधी खर्च होऊ शकतो. अशा वेळी सदस्यांना खर्चाबाबत प्रश्न पडणे स्वाभाविक आहे.

कामाचा निर्णय कधी झाला, त्यासाठी कोणत्या प्रक्रियेचा अवलंब झाला, खर्च किती अपेक्षित होता आणि प्रत्यक्षात किती खर्च झाला, याबाबत अधिकृत नोंदी महत्त्वाच्या ठरू शकतात.

म्हणूनच मोठ्या प्रकल्पांमध्ये पारदर्शक रेकॉर्ड ठेवणे हे केवळ समितीचे संरक्षण करत नाही, तर भविष्यातील गैरसमज आणि वाद टाळण्यासही मदत करते.

सदस्याने माहिती मागताना काय काळजी घ्यावी?

माहिती मागण्याचा अधिकार वापरताना सदस्यानेही जबाबदार पद्धतीने प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे. प्रत्येक बैठकीतील प्रत्येक कागदपत्राबाबत वारंवार अनावश्यक मागण्या करणे किंवा माहितीचा वापर वैयक्तिक वाद वाढवण्यासाठी करणे टाळणे योग्य ठरते.

मागणी नेमकी, संबंधित आणि संस्थेच्या कामकाजाशी जोडलेली असावी. आवश्यक असल्यास संबंधित कागदपत्राची पाहणी करून त्यातील मुद्द्यांवर स्वतंत्रपणे स्पष्टीकरण मागता येऊ शकते.

जर सदस्याला एखाद्या नोंदीमध्ये गंभीर विसंगती आढळली, तर सोशल मीडिया किंवा अनधिकृत चर्चांमध्ये आरोप करण्यापेक्षा प्रथम संस्थेकडे अधिकृत पद्धतीने प्रश्न मांडणे अधिक योग्य ठरते.

माहिती न मिळाल्यास पुढे काय?

सदस्याने नियमांनुसार माहिती मागितली आणि तरीही योग्य कारणाशिवाय माहिती किंवा तपासणीची संधी नाकारली गेली, तर परिस्थितीनुसार उपलब्ध सहकारी कायदेशीर उपायांचा विचार करता येतो.

मात्र थेट वाद निर्माण करण्यापेक्षा प्रथम लेखी अर्ज, संस्थेचे उत्तर, संबंधित कागदपत्रे आणि उपलब्ध नोंदी व्यवस्थित जतन करणे महत्त्वाचे आहे. पुढील कोणत्याही प्रशासकीय किंवा कायदेशीर प्रक्रियेत ही कागदपत्रे उपयोगी ठरू शकतात.

विशिष्ट वादामध्ये कोणता उपाय उपलब्ध आहे, हे त्या प्रकरणातील तथ्ये आणि लागू कायद्यावर अवलंबून असते. त्यामुळे गंभीर आर्थिक किंवा कायदेशीर विवाद असल्यास तज्ज्ञांचा सल्ला घेणे अधिक सुरक्षित ठरू शकते.

निष्कर्ष

सहकारी गृहनिर्माण संस्थेतील पारदर्शक प्रशासनासाठी योग्य रेकॉर्ड आणि सदस्यांना उपलब्ध असलेली कायदेशीर माहिती महत्त्वाची आहे. सोसायटीच्या आर्थिक व्यवहारांपासून सभेच्या ठरावांपर्यंत विविध नोंदी संस्थेच्या कामकाजाचा अधिकृत इतिहास तयार करतात.

सदस्यांनी आपल्या अधिकारांची माहिती ठेवणे आवश्यक आहे; परंतु त्या अधिकारांचा वापरही कायदा, नियम आणि उपनियमांच्या चौकटीत करणे तितकेच महत्त्वाचे आहे. त्याचप्रमाणे व्यवस्थापन समितीनेही माहिती लपवण्याऐवजी नियमांनुसार पारदर्शक प्रक्रिया ठेवण्याला प्राधान्य दिले पाहिजे.

पारदर्शक रेकॉर्ड, स्पष्ट निर्णय आणि सदस्यांना योग्य माहिती मिळण्याची व्यवस्था ही मजबूत सहकारी गृहनिर्माण संस्थेची ओळख आहे. संस्थेच्या कारभाराबाबत प्रश्न निर्माण झाल्यानंतर कागदपत्रे शोधण्यापेक्षा सुरुवातीपासूनच व्यवस्थित नोंदी आणि स्पष्ट प्रशासन ठेवणे हे सदस्य आणि व्यवस्थापन दोघांच्याही हिताचे आहे.

Also Watch : https://youtu.be/9zBU6znL4rYImportant Rera Judgements taken by MahaRERA under different circumstance-2

1. Website –     https://www.dearsociety.in/
2. Instagram –  https://instagram.com/dearsocietymh?igshid=NmE0MzVhZDY=
3. LinkedIn –    https://www.linkedin.com/company/dear-societyin/
4. Facebook –   https://www.facebook.com/dearsocietyMH?mibextid=ZbWKwL