महाराष्ट्रातील सहकारी गृहनिर्माण संस्थेचा सभासद झाल्यानंतर फ्लॅटशी संबंधित अनेक कागदपत्रे Society, Builder, Bank, Registration Authority किंवा इतर संस्थांकडे उपलब्ध असतात. त्यामुळे काही सभासदांना स्वतःकडे स्वतंत्रपणे documents जतन करून ठेवण्याची आवश्यकता वाटत नाही. मात्र प्रत्यक्षात मालकी, Society Membership, Nomination, Transfer किंवा भविष्यातील कोणत्याही कायदेशीर प्रक्रियेत संबंधित कागदपत्रांचा record सभासदाकडे उपलब्ध असणे अत्यंत महत्त्वाचे ठरते.
Housing Society मधील प्रत्येक document चे स्वरूप आणि कायदेशीर महत्त्व सारखे नसते. काही documents हे मालकीशी संबंधित असतात, काही सभासदत्वाचा record असतात, तर काही documents विशिष्ट व्यवहार किंवा निर्णयाचा पुरावा म्हणून उपयोगी पडतात. त्यामुळे “Society कडे सर्व records आहेत” एवढ्यावर अवलंबून राहण्याऐवजी स्वतःच्या हक्कांशी आणि व्यवहारांशी संबंधित documents व्यवस्थित जतन करणे ही अधिक सुरक्षित पद्धत आहे.
फ्लॅटच्या मालकीशी संबंधित कागदपत्रे
फ्लॅट खरेदी करताना करण्यात आलेला Agreement for Sale किंवा Sale Agreement हा सर्वात महत्त्वाच्या documents पैकी एक आहे. या करारामध्ये फ्लॅटची ओळख, व्यवहारातील पक्षकार, मोबदला, क्षेत्रफळ, अटी व शर्ती आणि मालमत्तेशी संबंधित इतर महत्त्वाच्या बाबींचा समावेश असू शकतो. भविष्यात फ्लॅट विक्री, मालकीची पडताळणी, कर्ज व्यवहार, Society transfer किंवा redevelopment च्या प्रक्रियेत या document ची आवश्यकता भासू शकते.
त्याचप्रमाणे व्यवहाराच्या स्वरूपानुसार Registered Sale Deed किंवा इतर registered property documents देखील महत्त्वाचे असू शकतात. अशा documents बाबत “याची copy Builder किंवा Society कडे असेल” असे गृहीत धरणे योग्य नाही. आपल्या मालकीशी संबंधित documents च्या original किंवा अधिकृत प्रती सुरक्षित ठेवणे आणि त्यांची digital copy उपलब्ध ठेवणे अधिक योग्य ठरते.
ज्या property चे व्यवहार अनेक वर्षांपूर्वी झाले आहेत किंवा ज्यामध्ये succession, transfer किंवा resale झालेले आहे, अशा प्रकरणांमध्ये document trail अधिक महत्त्वाचा ठरतो. जुन्या आणि नवीन documents मधील continuity जतन करून ठेवणे भविष्यातील title verification किंवा व्यवहाराच्या वेळी उपयोगी पडू शकते.
Share Certificate चे महत्त्व
Housing Society च्या सभासदासाठी Share Certificate हे महत्त्वाचे Society document आहे. त्यामध्ये Society मधील सभासदाच्या shares आणि संबंधित flat शी निगडित माहिती असते. त्यामुळे Share Certificate केवळ Society च्या office record मध्ये आहे म्हणून सभासदाने त्याकडे दुर्लक्ष करू नये.
Share Certificate सुरक्षित ठिकाणी ठेवणे आणि त्याची स्पष्ट scanned copy स्वतःकडे ठेवणे योग्य आहे. Share Certificate हरवले असल्यास त्याबाबत Society ला लेखी माहिती देऊन लागू असलेल्या प्रक्रियेनुसार duplicate किंवा replacement document मिळवण्याची कार्यवाही करावी. भविष्यात flat transfer किंवा sale च्या वेळी Share Certificate संदर्भातील अडचणी निर्माण होऊ नयेत यासाठी त्याचा record व्यवस्थित ठेवणे महत्त्वाचे आहे.
Society Membership संबंधित कागदपत्रे
Society मध्ये सभासदत्व मिळवताना केलेला Membership Application आणि त्यासोबत दिलेली किंवा Society कडून प्राप्त झालेली membership-related documents जतन करून ठेवणे उपयुक्त ठरते.
Membership admission, member details, Society कडून मिळालेली confirmation किंवा त्यासंबंधी झालेला महत्त्वाचा पत्रव्यवहार पुढे नावामध्ये बदल, transfer, nomination किंवा membership status संदर्भातील प्रश्न निर्माण झाल्यास उपयोगी पडू शकतो.
सभासदाने Society मध्ये प्रवेश केल्यानंतर आपल्या membership record ची स्थिती काय आहे, Society च्या records मध्ये आपले नाव आणि flat details योग्य आहेत का, तसेच Share Certificate आणि membership records यांच्यात आवश्यक consistency आहे का, याची वेळोवेळी खात्री करणे योग्य आहे.
Nomination संबंधित documents
Housing Society मधील Nomination ही सभासदाने गांभीर्याने घेण्याची बाब आहे. Society कडे सादर केलेल्या Nomination Form ची copy स्वतःकडे ठेवणे आणि Society च्या records मध्ये nomination ची नोंद योग्य आहे का हे तपासणे आवश्यक आहे.
कुटुंबातील परिस्थितीत बदल झाल्यास nomination अद्ययावत करण्याची आवश्यकता निर्माण होऊ शकते. त्यामुळे अनेक वर्षांपूर्वी केलेली nomination आजही योग्य आहे असे गृहीत धरणे योग्य नाही.
मात्र येथे एक महत्त्वाचा कायदेशीर फरक समजून घेणे आवश्यक आहे. Nominee आणि legal heir हे समान नसतात. Society च्या records मध्ये nominee म्हणून एखाद्या व्यक्तीचे नाव नोंदलेले असणे आणि मालमत्तेवरील अंतिम succession rights त्या व्यक्तीला मिळणे हे दोन वेगळे कायदेशीर प्रश्न आहेत.
म्हणून “Nomination केले आहे म्हणजे मृत्यूनंतर flat आपोआप nominee च्या मालकीचा होईल” असा निष्कर्ष काढणे योग्य नाही. Nomination ची Society-level भूमिका आणि property succession किंवा inheritance चे कायदेशीर हक्क स्वतंत्रपणे तपासावे लागतात.
Society सोबतचा महत्त्वाचा पत्रव्यवहार
सभासदाने Society ला दिलेल्या महत्त्वाच्या अर्जांची copy स्वतःकडे ठेवणे अत्यंत उपयुक्त आहे. Membership, Transfer, Nomination, No Dues Certificate, Share Certificate, Parking, Maintenance dispute किंवा इतर कोणत्याही महत्त्वाच्या विषयाशी संबंधित अर्ज असल्यास त्याचा record जतन करावा.
अर्ज प्रत्यक्ष Society कार्यालयात दिल्यास शक्य असल्यास acknowledgement किंवा inward number घेणे योग्य आहे. Email द्वारे communication केले असल्यास sent email, attachments आणि reply यांचा record जतन करावा.
यामागचा उद्देश वाद निर्माण करणे नसून documentary clarity राखणे हा आहे. भविष्यात “असा अर्ज Society ला मिळाला होता का?”, “तो कधी सादर केला होता?” किंवा “त्यावर Society कडून काय उत्तर देण्यात आले होते?” असे प्रश्न निर्माण झाल्यास हा correspondence महत्त्वाचा पुरावा ठरू शकतो.
त्याचप्रमाणे Society कडून प्राप्त झालेल्या महत्त्वाच्या notices आणि letters देखील जतन कराव्यात. Maintenance dues, legal notice, transfer, redevelopment, major repairs किंवा सभासदाच्या अधिकारांवर परिणाम करणाऱ्या निर्णयांशी संबंधित communication विशेषतः जतन करणे योग्य आहे.
Maintenance आणि Payment Records
Maintenance Bills आणि त्यांचे payment records हे देखील महत्त्वाचे documentary records आहेत. नियमितपणे maintenance भरत असला तरी bills, receipts, online transaction confirmations आणि उपलब्ध असल्यास Society account statements यांचे records व्यवस्थित ठेवणे योग्य आहे.
विशेषतः जुन्या थकबाकीचा प्रश्न, disputed dues, मोठ्या रकमेचे payment किंवा dues clearance यासंबंधी भविष्यात वाद निर्माण झाल्यास payment history महत्त्वाची ठरू शकते.
“मी पैसे भरले होते” असे सांगण्यापेक्षा त्या payment चा bank transaction, receipt किंवा Society account statement उपलब्ध असणे अधिक उपयुक्त ठरते.
No Dues Certificate आणि Transfer Records
फ्लॅट विक्री किंवा transfer च्या वेळी Society कडून मिळणारे No Dues Certificate किंवा dues clearance संबंधित documents सुरक्षित ठेवणे महत्त्वाचे आहे. Transaction पूर्ण झाल्यानंतरही हे documents नष्ट करू नयेत.
Transfer Application, Society correspondence, संबंधित payments, charges चे receipts, No Dues Certificate आणि Share Certificate transfer संदर्भातील documents यांचा स्वतंत्र record ठेवणे पुढील काळात उपयोगी ठरू शकते.
फ्लॅट transfer झाल्यानंतर जुन्या documents ची आवश्यकता संपते असे मानणे योग्य नाही. जुन्या transaction संदर्भात भविष्यात प्रश्न निर्माण झाल्यास त्या व्यवहाराचा documentary trail आवश्यक ठरू शकतो.
निष्कर्ष
सभासदाने स्वतःकडे ठेवायची documents म्हणजे केवळ “कागदपत्रांची यादी” नाही. या documents मधून फ्लॅटची मालकी, Society Membership, Shareholding, Nomination, Transfer आणि Society सोबतचे महत्त्वाचे व्यवहार यांचा record तयार होतो.
म्हणून प्रत्येक सभासदाने आपल्या property आणि membership शी संबंधित documents ची स्वतंत्र physical file तयार करून त्यांची स्पष्ट digital copies देखील जतन करणे योग्य आहे.
पुढील भागात Property Tax, Home Loan, Parking, AGM/SGM records, Redevelopment, Conveyance आणि Deemed Conveyance, Legal Notices तसेच documents हरवल्यास कोणती काळजी घ्यावी याबाबत सविस्तर माहिती पाहू.
Also Watch : https://youtu.be/9zBU6znL4rYImportant Rera Judgements taken by MahaRERA under different circumstance-2
1. Website – https://www.dearsociety.in/
2. Instagram – https://instagram.com/dearsocietymh?igshid=NmE0MzVhZDY=
3. LinkedIn – https://www.linkedin.com/company/dear-societyin/
4. Facebook – https://www.facebook.com/dearsocietyMH?mibextid=ZbWKwL
Call
Whatsapp
Enquiry